Zo werkt INSPIR8ION Connect

INSPIR8ION Connect is het strategische portaal dat mensen, verhalen en stakeholders verbindt rondom complexe transformatie- en innovatieprojecten. Het portaal begeleidt je van een eerste klantvraag tot meetbare impact.

Deze handleiding legt uit hoe je het portaal in de praktijk gebruikt: welke schermen er zijn, welke gegevens je invult, hoe fases en besluiten werken, en hoe je marketing en communicatie meeneemt in het proces.

Tip: alle teksten zijn vertaalbaar. Wissel bovenin met de vlagknop tussen Nederlands, Engels, Duits, Spaans of Italiaans.

Log in via de knop rechtsboven op de landingspagina. Nieuwe gebruikers registreren zich met e-mail en wachtwoord, of via een uitnodigingslink van een collega.

Na het inloggen kom je op het dashboard. Dit is jouw persoonlijke werkomgeving met een overzicht van je projecten, aandachtspunten en snelkoppelingen naar de belangrijkste modules.

Bovenaan zie je altijd: het logo (klik hierop om terug te gaan naar het dashboard), de zoekbalk (globaal doorzoeken), de demo-knop, de handleiding, de hulpknop, meldingen, taalkeuze en je profiel.

Klik op het dashboard op de knop 'Nieuw project'. De projectwizard leidt je door de verplichte intake.

Vul in: 1) Organisatie en contactpersoon (kies bestaand of maak nieuw aan in het CRM). 2) Projectnaam, korte omschrijving en type. 3) De strategische opgave: welke vraag ligt onder tafel? 4) Doelen en verwachte impact. 5) Budgetindicatie en gewenste startdatum.

Zonder een gekwalificeerde intake kun je een project niet verder brengen. Dit dwingt je bewust na te denken voordat er middelen worden ingezet.

Na afronding krijgt het project automatisch de fase 'Discover' en wordt het zichtbaar in het portfolio.

Elk project doorloopt vijf fases. Elke fase heeft kritische vragen, verplichte op te leveren resultaten en een Go/No-Go besluit voordat je door mag naar de volgende fase.

Discover — Luister voordat je bouwt. Breng klantcontext, stakeholders en de echte vraag in kaart.

Align — Zet iedereen op één koers. Leg doelen, KPI's en besluitcriteria vast.

Engage — Beweeg mensen. Neem communicatie en storytelling vanaf dag één mee via het contentplan.

Realise — Lever wat is beloofd. Werk sprints, mijlpalen, budget en risico's af in de cockpit.

Amplify — Maak impact zichtbaar. Rapporteer resultaten, effect en impact, en identificeer vervolgkansen.

In elke fase vind je een vragenlijst. Beantwoord deze zo compleet mogelijk; het portaal gebruikt de antwoorden om deliverables en samenvattingen te genereren.

Aan het eind van elke fase leg je een expliciet besluit vast: Go, No-Go of Conditional Go. Dit gebeurt in het tabblad 'Besluiten' van het project.

Bij een Conditional Go leg je voorwaarden vast. Deze worden automatisch omgezet naar openstaande aandachtspunten in de volgende fase, zodat niets verloren gaat.

Zonder een geregistreerd besluit blijft de volgende fase geblokkeerd. Zo waarborg je de integriteit van het proces.

Open een project vanuit het dashboard of portfolio. Je landt in de cockpit: het commandocentrum voor dit project.

Bovenaan zie je de projectgezondheid als een gekleurd rondje met percentage. Groen = op koers, geel = aandacht, rood = ingrijpen nodig, grijs = onvoldoende data.

De tabbladen bevatten: Fases (vragen en deliverables), Besluiten (gates), Deliverables (gegenereerde output, downloadbaar als PDF), Contentplan, Taken, Risico's, Budget, Meetings, Documenten, Leden, Audit en Impact.

Aandachtsblokken bovenaan tonen automatisch afgeleide waarschuwingen op basis van de business rules: ontbrekende rollen, budget overschrijding, gemiste deadlines, enzovoort.

In het CRM leg je alle externe partijen vast: opdrachtgevers, partners en leveranciers. Elke organisatie heeft contactpersonen en een tijdlijn met activiteiten.

Registreer klantvragen als 'Kans'. Een kans die groen licht krijgt, kun je met één klik omzetten in een project via de projectwizard, waarbij CRM-data automatisch wordt overgenomen.

Op de 360°-klantpagina zie je alle projecten, offertes, meetings en activiteiten van één organisatie in samenhang.

Marketing en communicatie zijn geen bijzaak: elk project heeft een tabblad Contentplan. Op basis van de projectcontext, doelgroepen en fase genereert het portaal een concept-contentkalender.

Per contentitem leg je vast: kanaal (LinkedIn, nieuwsbrief, website, event), verantwoordelijke, publicatiedatum, boodschap en status (idee, in productie, ter review, gepubliceerd).

Schakel over naar de agenda-weergave om in één oogopslag te zien wanneer wat gepubliceerd moet worden.

Het portfolio toont al je projecten. Filter op fase, gezondheid, organisatie, verantwoordelijke of budget. Klik op een project om door te klikken naar de cockpit.

In het Portfolio Command Center vind je trends: hoe ontwikkelt de gezondheid zich, waar zit capaciteitsdruk, welke kritische rollen ontbreken en waar liggen de grootste financiële risico's.

Exporteer een portfolio-overzicht als PDF of CSV voor bestuur, directie of stuurgroep.

Rechtsonder in elk project vind je Connect-AI. Stel vragen over de projectcontext, vraag om samenvattingen, ideeën voor stakeholderbenadering of contentsuggesties.

Connect-AI heeft alleen toegang tot projecten waar je zelf lid van bent. Antwoorden zijn kort en to the point, in de taal die je bovenin hebt gekozen.

Op het tabblad 'Leden' nodig je collega's of externe partners uit voor een project. Zij ontvangen een e-mail met een uitnodigingslink.

Rollen: Admin (volledige rechten), Editor (bewerken), Lezer (alleen inzien). Externe gebruikers zien uitsluitend de projecten waar ze aan gekoppeld zijn.

Met deelbare links (Share Links) kun je specifieke deliverables of rapportages met een externe partij delen, met of zonder wachtwoord en met een verloopdatum.

Elke deliverable is downloadbaar als PDF. In de Amplify-fase kun je een Executive Report genereren: een compacte rapportage voor directie en stuurgroep.

Portfolio, pipeline en urenregistratie zijn exporteerbaar als CSV voor verdere analyse.

Als admin heb je toegang tot het Admin Dashboard: gebruikersbeheer, rollen toekennen, gebruikers verwijderen en audit-log inzien.

Per project kun je als admin de vragenlijsten aanpassen: vragen toevoegen, verwijderen of herformuleren. Zo maak je het proces passend voor jouw organisatie.

Vul velden zo volledig mogelijk in. Hoe rijker de input, hoe scherper de gegenereerde deliverables en aanbevelingen.

Leg besluiten vast, ook de kleine. Het audit-log biedt later transparantie over hoe het project is gelopen.

Gebruik de globale zoekbalk (bovenin) om snel naar een project, organisatie, contact of document te springen.

Herhaal de rondleiding via de knop 'Demonstratie starten' als iemand nieuw is in het team.